Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Auftragsverarbeiter: {{COMPANY_NAME}}, {{ADDRESS}} (nachfolgend „Anbieter“), Betreiber der Software Zeitstempel.

Verantwortlicher: der Betrieb, der sich für Zeitstempel registriert (nachfolgend „Kunde“).

Dieser Vertrag wird bei der Registrierung abgeschlossen, wenn der Kunde ihm zusammen mit den AGB zustimmt. Zeitpunkt und Version der Zustimmung werden gespeichert.

Der Anbieter stellt dem Kunden die Software Zeitstempel über das Internet bereit: Zeiterfassung für die Mitarbeiter des Kunden und – im Paket mit PV – die Verwaltung von Photovoltaik-Projekten für die Endkunden des Kunden. Dabei verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden.

Der Vertrag gilt, solange der Hauptvertrag (Testphase, Pilot oder Abo nach den AGB) besteht, und darüber hinaus bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten nach Nr. 12.

Speichern, Anzeigen, Ändern, Auswerten, Versenden (E-Mail), Sichern (Backup) und Löschen von Daten, ausschließlich zur Bereitstellung der Software für den Kunden.

• Mitarbeiter: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Soll-Stunden, Anmeldedaten (Passwort nur als Hash, optional Zwei-Faktor-Daten), Arbeitszeiten mit Beginn, Ende und Pausen, Notizen, Urlaubsanträge.
• Kunden und Endkunden des Kunden: Name, Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Kundennummer, Aufträge, Notizen und Dateien zum Kunden.
• PV-Projekte: Anlagendaten (Module, Wechselrichter, Speicher, Wallbox), Netzbetreiber, Zählernummer und Zählerstand, Zugangsdaten zum Wechselrichter (verschlüsselt gespeichert), Arbeitsschritte, Messwerte und Prüfprotokolle.
• Fotos und Dokumente: Fotos von Baustelle und Anlage (auf denen Gebäude, Grundstücke oder Personen zu sehen sein können), Dokumente, Datenblätter und die Übergabemappe.
• Kundenseite: eine persönliche Seite für den Endkunden (Adresse /p/…), erreichbar über einen geheimen Link; gespeichert werden der Versandzeitpunkt und die Empfänger-Adresse.
• Kundenmails: E-Mails an Endkunden (z. B. Zugangslink, Tagesberichte zum Baufortschritt) mit Empfänger, Inhalt und Versandzeitpunkt sowie Abmeldungen.
• Bewertungsanfrage: nur mit Einwilligung des Endkunden – Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung sowie Zeitpunkt der Anfrage.
• Protokolle: Änderungsprotokolle (wer hat wann was geändert), Anmeldeversuche, technische Daten wie IP-Adresse und Browser-Kennung in Protokollen.

• Mitarbeiter des Kunden (auch frühere)
• Kunden und Endkunden des Kunden sowie deren Ansprechpartner
• Personen, die auf Fotos oder in Dokumenten zu sehen oder genannt sind

Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, den AGB und der Nutzung der Software durch den Kunden; weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform. Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Kunden darauf hin. Gesetzliche Pflichten des Anbieters zur Verarbeitung bleiben unberührt.

Personen, die beim Anbieter Zugriff auf Daten haben können, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Der Verwaltungsbereich des Anbieters zeigt nur Stammdaten der Firma, Vertragsdaten und Summen (Anzahl der Konten, belegter Speicher) – keine Arbeitszeiten, Mitarbeiterlisten, Projekte, Fotos oder Kundendaten. Der Anbieter greift auf Inhalte nur zu, wenn der Kunde darum bittet (z. B. für Support) oder es zur Behebung einer Störung nötig ist.

Eingriffe in die Vertragsdaten – Testphase verlängern, kostenlose Nutzung als Pilotfirma, Sperre des Zugangs – werden mit Begründung im Protokoll des Anbieters und im Änderungsprotokoll der Firma vermerkt, sodass der Kunde sie einsehen kann.

• Verschlüsselte Verbindungen (TLS) für alle Zugriffe
• Server in einem Rechenzentrum in Deutschland, Zutritt nur für berechtigtes Personal des Hosters
• Trennung der Daten je Firma in der Anwendung (jede Abfrage ist auf die eigene Firma beschränkt)
• Rollen und Rechte in der Firma (Admin, Büro, Mitarbeiter)
• Passwörter nur als Hash, Schutz gegen das Durchprobieren von Passwörtern, optional Zwei-Faktor-Anmeldung
• Besonders schutzbedürftige Felder (z. B. Zugangsdaten zum Wechselrichter) verschlüsselt gespeichert
• Dateien und Fotos nur nach Anmeldung oder über den geheimen Link der Kundenseite abrufbar
• Tägliche, verschlüsselte Backups an einem zweiten Ort in Deutschland
• Änderungsprotokolle für Arbeitszeiten, Mitarbeiter und Eingriffe des Anbieters

Die ausführliche Beschreibung steht in der Datenschutzerklärung (Abschnitt „Technische und organisatorische Maßnahmen“). Der Anbieter darf die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

Der Kunde ist damit einverstanden, dass der Anbieter folgende Unterauftragsverarbeiter einsetzt:

• Hosting: {{HOSTING_ANBIETER}} – Betrieb des Servers in Deutschland.
• Backup: {{BACKUP_ANBIETER}} – Speicher für verschlüsselte Backups in Deutschland.
• E-Mail-Versand: {{MAIL_ANBIETER}} – Versand von E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Links, Kundenmails).

Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) wird nur für die Abrechnung des Abos genutzt und erhält keine Daten aus der Software – keine Mitarbeiter-, Projekt- oder Endkundendaten.

Der Anbieter informiert den Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail, bevor er einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügt oder ersetzt. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt des Wechsels kündigen. Mit jedem Unterauftragsverarbeiter schließt der Anbieter einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Der Anbieter unterstützt den Kunden im Rahmen des Zumutbaren bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit) und bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Viele Anfragen kann der Kunde selbst erledigen, z. B. über den Datenexport in der Verwaltung.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert der Anbieter den Kunden unverzüglich nach Bekanntwerden mit den Angaben, die der Kunde für eine Meldung an die Aufsichtsbehörde braucht.

Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage die nötigen Informationen zum Nachweis der Pflichten aus diesem Vertrag zur Verfügung. Der Kunde kann Prüfungen, auch vor Ort, nach angemessener Ankündigung durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen.

Der Kunde kann seine Daten vor dem Ende selbst exportieren. Nach dem Ende löscht der Anbieter die Daten der Firma nach {{LOESCHFRIST}}, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Daten in Backups werden mit dem regelmäßigen Überschreiben der Backups gelöscht (ältester Stand höchstens {{BACKUP_AUFBEWAHRUNG}}).

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Gerichtsstand ist {{JURISDICTION}}, soweit gesetzlich zulässig.