Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und des BDSG ist:

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Mitarbeiter-Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle, Soll-Stunden
• Zeiteinträge: Datum, Beginn, Ende, Pausendauer, Kunde, Notiz
• Kundendaten: Kundenname, Kundennummer, Adresse
• Sicherheits-Logs: Fehlgeschlagene Login-Versuche (E-Mail, Zeitstempel)
• Audit-Log: Änderungen an Zeiteinträgen (wer hat wann was geändert)

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der digitalen Arbeitszeiterfassung gemäß § 3 ArbZG sowie dem EuGH-Urteil C-55/18 (verpflichtende Arbeitszeiterfassung). Zusätzlich dient sie der Rechnungsstellung gegenüber Kunden sowie der betrieblichen Organisation.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Arbeitsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (ArbZG)
• § 26 BDSG – Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis

• Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich– E-Mail-Versand (z. B. Passwort-Reset, Einladungen, Plattform-Notifications). EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
• Stripe Payments Europe Ltd., Irland – Zahlungs- abwicklung (Abo-Verwaltung, SEPA, Karten-Zahlungen). EU-Verantwort- licher; Daten-Verarbeitung erfolgt teilweise in den USA über die Mutter Stripe Inc. (DPF-zertifiziert, Stand: Stripe Privacy Center).
• Cloudflare Inc., USA – DDoS-Schutz und Tunnel- Dienst. Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden; Übertragungs- grundlage: EU-US Data Privacy Framework (DPF) + ergänzende Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
• Hosting: Selbstbetrieb auf eigener Hardware (Raspberry Pi in Deutschland), kein externer Cloud-Anbieter.

Der Plattform-Betreiber stellt diese Software als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Der Zugriff durch den Betreiber ist auf folgende Tätigkeiten begrenzt:

• Aggregat-Statistiken: Anzahl aktiver Organisa- tionen, MRR-Trend, Trial-Konversion, Neuregistrierungen — keine personenbezogenen Daten einzelner Mitarbeiter.
• Org-Detail-Sicht (Read-Only): Stammdaten der Org und eigener Vertrags- bzw. Subscription-Status. Niemals TimeEntry-Inhalte, Audit-Logs oder User-Listen.
• Eingriffe in die Vertragsbeziehung:z. B. Verlängerung des Trial-Zeitraums auf Anfrage des Verantwortlichen. Jeder Eingriff wird im organisationsinternen Audit-Log mit Begründung protokolliert.

Login-Versuche und Zugriffe des Plattform-Betreibers werden in einem separaten Audit-Log (Plattform-Audit) protokolliert. Plattform- Admins sind 2FA-pflichtig und können bei wiederholt fehlgeschlagenen 2FA-Versuchen automatisch gesperrt werden.

• Login-Versuche: 30 Tage
• Passwort-Reset-Tokens: 1 Stunde (automatisches Ablaufen)
• E-Mail-Bestätigungs-Tokens: 24 Stunden
• 2FA-Deaktivierungs-Tokens: 1 Stunde (einmal verwendbar)
• Zeiteinträge: 10 Jahre nach Ausscheiden aus dem Unternehmen (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Audit-Log (Zeiteinträge + Mitarbeiter): 10 Jahre (GoBD)
• Plattform-Audit (Eingriffe durch Anbieter): 10 Jahre, separat von Org-Daten gespeichert
• Nutzer-Account: bis zur Account-Löschung; danach Anonymisierung der zugehörigen Zeiteinträge, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen

Sie haben folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Ihre Daten können Sie unter „Mehr → Meine Daten exportieren“ selbst abrufen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Zeiteinträge können direkt in der App korrigiert werden.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Account-Löschung auf Anfrage; Zeiteinträge werden wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen anonymisiert.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit(Art. 20 DSGVO) – JSON-Export der eigenen Daten unter „Mehr → Meine Daten exportieren“. Org-Admins können zusätzlich die gesamte Organisation als JSON- Archiv unter „Admin → Daten-Export“ exportieren.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – zuständig ist {{AUFSICHTSBEHOERDE}}.

Anfragen richten Sie bitte an: {{EMAIL}}

• TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen
• Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert (Cost-Faktor 10)
• Rate-Limiting (10 Login-Versuche / 15 Minuten pro E-Mail) zum Schutz vor Brute-Force
• Session-Invalidierung bei Passwortänderung
• Audit-Log protokolliert alle Änderungen an Zeiteinträgen
• Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP, RFC 6238) mit Recovery-Codes; verpflichtend für Plattform-Admins
• Account-Lockout für Plattform-Admins nach 20 fehlgeschlagenen 2FA-Versuchen (24 Stunden Sperre)
• Cookie-Trennung zwischen Org-User-Sessions und Plattform-Admin- Sessions (separate __Host--Cookies, httpOnly, sameSite=lax, secure-only in Produktion)
• IP-Erfassung in Audit-Logs über CF-Connecting-IP (spoofing- resistente Cloudflare-Edge-IP)

Die App setzt ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies ein (Auth.js). Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Drittanbieter-Cookies verwendet. Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter zeit-stempel.com/datenschutz abrufbar.