Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und des BDSG ist:

Für die Daten, die ein Betrieb in Zeitstempel über seine Mitarbeiter und seine Kunden speichert, ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte zuerst an den Betrieb.

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Mitarbeiter-Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle, Soll-Stunden
• Zeiteinträge: Datum, Beginn, Ende, Pausendauer, Kunde, Notiz
• Kundendaten: Kundenname, Kundennummer, Adresse, Kontaktdaten, Aufträge, Notizen und Dateien zum Kunden
• Endkunden der PV-Projekte: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefon des Endkunden, Anlagendaten (Module, Wechselrichter, Speicher, Wallbox), Netzbetreiber, Zählernummer und Zählerstand, Zugangsdaten zum Wechselrichter (verschlüsselt), Messwerte und Prüfprotokolle
• Fotos und Dokumente: Fotos von Baustelle und Anlage (darauf können Gebäude, Grundstücke oder Personen zu sehen sein), Dokumente, Datenblätter und Übergabemappe
• Kundenseite: Endkunden erhalten einen persönlichen Link zu einer Seite mit dem Stand ihres Projekts (Adresse /p/…). Gespeichert werden Versandzeitpunkt und Empfänger-Adresse; der Link selbst wird nur als Prüfwert (Hash) gespeichert.
• Kundenmails: E-Mails an Endkunden (z. B. Zugangslink, Tagesberichte zum Baufortschritt) mit Empfänger, Inhalt und Versandzeitpunkt sowie Abmeldungen von diesen E-Mails
• Bewertungsanfrage: nur wenn der Endkunde eingewilligt hat – Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung sowie Zeitpunkt der Anfrage. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
• Vertragsdaten der Betriebe: Firmenname, Anschrift, Abo und Paket, Testphase, Zustimmung zu AGB, AVV und Datenschutzerklärung (Zeitpunkt und Version)
• Sicherheits-Logs: Fehlgeschlagene Login-Versuche (E-Mail, Zeitstempel)
• Audit-Log: Änderungen an Zeiteinträgen (wer hat wann was geändert)

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der digitalen Arbeitszeiterfassung gemäß § 3 ArbZG sowie dem EuGH-Urteil C-55/18 (verpflichtende Arbeitszeiterfassung). Zusätzlich dient sie der Rechnungsstellung gegenüber Kunden, der betrieblichen Organisation und – im Paket mit PV – der Planung, Durchführung, Dokumentation und Übergabe von Photovoltaik-Projekten sowie der Information der Endkunden über den Stand ihres Projekts.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Arbeitsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (ArbZG)
• § 26 BDSG – Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Vertrags zwischen Betrieb und Endkunde (PV-Projekt, Kundenseite, Projekt-E-Mails)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Bitte um eine Bewertung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag mit dem Betrieb (Abo, Testphase, Abrechnung)

• E-Mail-Versand: {{MAIL_ANBIETER}} – z. B. Passwort-Links, Einladungen, Kundenmails zu PV-Projekten und Hinweise an den Plattform-Betreiber. Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
• Stripe Payments Europe Ltd., Irland – Zahlungs- abwicklung (Abo-Verwaltung, SEPA, Karten-Zahlungen). EU-Verantwort- licher; Daten-Verarbeitung erfolgt teilweise in den USA über die Mutter Stripe Inc. (DPF-zertifiziert, Stand: Stripe Privacy Center). Stripe erhält nur Abrechnungsdaten des Betriebs, keine Daten aus der Software.
• Hosting: {{HOSTING_ANBIETER}} – gemieteter Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Verschlüsselte Backups bei {{BACKUP_ANBIETER}} in Deutschland. Auftragsverarbeitungsverträge mit beiden Anbietern; keine Übermittlung in Drittländer.

Der Plattform-Betreiber stellt diese Software als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Der Zugriff durch den Betreiber ist auf folgende Tätigkeiten begrenzt:

• Aggregat-Statistiken: Anzahl aktiver Organisa- tionen, Umsatz je Paket, Anteil der Testphasen mit Abo, Neuregistrierungen — keine personenbezogenen Daten einzelner Mitarbeiter oder Endkunden.
• Ansicht einer Firma: Stammdaten der Firma, Vertragsdaten (Abo, Testphase, Pilot, Sperre) und Summen (Anzahl der Konten, belegter Speicher). Niemals Arbeitszeiten, Änderungsprotokolle, Mitarbeiterlisten, Projekte, Fotos oder Endkundendaten.
• Eingriffe in die Vertragsbeziehung: Verlängerung der Testphase, kostenlose Nutzung als Pilotfirma bis zu einem Datum, Sperre und Entsperren des Zugangs. Jeder Eingriff wird mit Begründung im Änderungsprotokoll der Firma vermerkt.

Login-Versuche und Zugriffe des Plattform-Betreibers werden in einem separaten Audit-Log (Plattform-Audit) protokolliert. Plattform- Admins sind 2FA-pflichtig und können bei wiederholt fehlgeschlagenen 2FA-Versuchen automatisch gesperrt werden.

• Login-Versuche: 30 Tage
• Passwort-Reset-Tokens: 1 Stunde (automatisches Ablaufen)
• E-Mail-Bestätigungs-Tokens: 24 Stunden
• 2FA-Deaktivierungs-Tokens: 1 Stunde (einmal verwendbar)
• Zeiteinträge: 10 Jahre nach Ausscheiden aus dem Unternehmen (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Audit-Log (Zeiteinträge + Mitarbeiter): 10 Jahre (GoBD)
• PV-Projekte, Fotos und Dokumente: solange der Betrieb sie in der Software führt; gelöschte Dateien werden nach 30 Tagen endgültig entfernt
• Einwilligung zur Bewertungsanfrage: bis zum Widerruf oder bis zur Löschung des Projekts
• Abmeldungen von Kundenmails: solange nötig, um keine weiteren E-Mails zu senden
• Zustimmung zu AGB, AVV und Datenschutz: für die Dauer des Vertrags mit dem Betrieb und danach im Rahmen der gesetzlichen Fristen
• Daten einer Firma nach Vertragsende: Löschung nach {{LOESCHFRIST}}, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Backups: verschlüsselt, ältester Stand höchstens {{BACKUP_AUFBEWAHRUNG}}
• Plattform-Audit (Eingriffe durch Anbieter): 10 Jahre, separat von Org-Daten gespeichert
• Nutzer-Account: bis zur Account-Löschung; danach Anonymisierung der zugehörigen Zeiteinträge, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen

Sie haben folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Ihre Daten können Sie unter „Mehr → Meine Daten exportieren“ selbst abrufen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Zeiteinträge können direkt in der App korrigiert werden.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Account-Löschung auf Anfrage; Zeiteinträge werden wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen anonymisiert.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – JSON-Export der eigenen Daten unter „Mehr → Meine Daten exportieren“. Org-Admins können zusätzlich die gesamte Organisation als JSON- Archiv unter „Admin → Daten-Export“ exportieren.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – zuständig ist {{AUFSICHTSBEHOERDE}}.

Anfragen richten Sie bitte an: {{EMAIL}}

• TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen
• Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert (Cost-Faktor 10)
• Rate-Limiting (10 Login-Versuche / 15 Minuten pro E-Mail) zum Schutz vor Brute-Force
• Session-Invalidierung bei Passwortänderung
• Audit-Log protokolliert alle Änderungen an Zeiteinträgen
• Trennung der Daten je Firma in der Anwendung (jede Abfrage ist auf die eigene Firma beschränkt)
• Zugangsdaten zum Wechselrichter und andere schutzbedürftige Felder verschlüsselt gespeichert
• Fotos und Dateien nur nach Anmeldung oder über den geheimen Link der Kundenseite abrufbar
• Tägliche, verschlüsselte Backups an einem zweiten Ort in Deutschland
• Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP, RFC 6238) mit Recovery-Codes; verpflichtend für Plattform-Admins
• Account-Lockout für Plattform-Admins nach 20 fehlgeschlagenen 2FA-Versuchen (24 Stunden Sperre)
• Cookie-Trennung zwischen Org-User-Sessions und Plattform-Admin- Sessions (separate __Host--Cookies, httpOnly, sameSite=lax, secure-only in Produktion)
• IP-Erfassung in Audit-Logs nur über die vom eigenen Webserver gesetzte Adresse (von außen nicht fälschbar)

Die App setzt ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies ein (Auth.js). Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Drittanbieter-Cookies verwendet. Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter {{COMPANY_WEBSITE}}/datenschutz abrufbar.